Hvordan holder man et bæredygtigt arrangement?

nov 17, 2020

Delegater, der deltager i Global Festival of Ideas for Sustainable Development, danner verdensmålhjulet i World Conference Center (WCC) i Bonn, Tyskland. Kilde: De Forenede Nationer

Event branchen bidrager stærkt til forureningen i verden. Det lyder ikke særligt glamorøst, men det er sandheden. Vi bruger utallige timer på at forberede møder, der normalt kun varer et par timer. Vi sidder ofte tilbage med ubrugt reklamemateriale, madrester (eller champagne) og masser af andet affald.

Skal vi af den grund stoppe møderne med det samme? Absolut ikke! Vi bør i stedet gøre dem til mere bæredygtige.

Hvordan holder man et bæredygtigt arrangement? Der er flere måder at gøre det på. PUUFs hovedfokus og værdi er bæredygtighed og vi har derfor gennem årene i eventbranchen lagt ekstra opmærksomhed på bemærkelsesværdige praksis. Vi er glade for at dele dem (og lære af dig også) – så dyk lige ind og tøv ikke med at bruge dem i din planlægningsproces!

1. Forstå din fodaftryk

Hvordan kan du begrænse din fodaftryk på miljøet, hvis du ikke forstå den? Det kan være lidt svært. Hvis du finder de områder, hvor du forurener mest, bliver det nemmere at prioritere og målrette dem.

Højere kulstofudledning kommer ofte hånd i hånd med højere omkostninger. Eksempler? Strømforbrug, transport eller madaffald. Slår to fluer med et smæk!

En undersøgelse af en basketballkamp med 560 tilskuere viste, at transportens kulstofaftryk udgjorde 73% af arrangementets samlede indvirkning på miljøet!

Hvordan identificerer man fodaftrykområderne?

Der findes værktøjer, der hjælper med at finde ud af det, men efter vores mening er det godt at starte med bare at give det en tanke. Hvad er det du faktisk letter? Er det mad? Er det reklamemateriale? Transport? Se på operationerne og evaluer med din sunde fornuft. Du kan dele din miljøpåvirkning op i grupper for at gøre det nemmere for dig selv at håndtere den bagefter. Hvis du ikke har al tid i verden, vælg det, der har det største forurenende potentiale og takl det først.

Hvis du vil grave dybere, anbefaler vi at bruge en event-miljøpåvirkningsberegner, som MyClimate.org tilbyder [https://co2.myclimate.org/en/event_calculators/new]. Den giver dig ikke kun mulighed for at estimere dit arrangements miljøpåvirkning, men også for at modregne det mod et gebyr.

2. Gå i dialog med dine partnere, og vis dem fordelene ved bæredygtig adfærd.

Det bedste tidspunkt at få input fra potentielle partnere er, når de byder på jobbet. De vil virkelig tænke kreativt for at fremstå mere professionelle end deres konkurrence, så sørg for at angive, at du vil have deres hjælp til at reducere miljøpåvirkningen.

Et godt eksempel, hvis du kører et udendørs arrangement, er at få din strømleverandør til at begynde at måle strømforbrug ved hjælp af fjernovervågningssystemer. De systemer kan fortælle dig, hvor meget strøm der faktisk bruges af dine generatorer i forskellige dele af showet. Kan du huske delen “forstå din fodaftryk”? Nemlig.

Det er en god ide at inddrage dine partnere tidligt i processen, for at give dem tid til at forberede sig og opfylde dine måske lidt usædvanlige ønsker. Men lad dig ikke afskrække. Ekstra indsats er det værd.

Visuelt tiltalende affaldsbeholdere på Northside Festival. Designede af JS oplyste containere skulle tiltrække festivalgæster til at sortere affald. Kilde: http://worldperfect.dk/7

Samarbejder du med catering og barer? Lav en aftale, der forpligter dem til at servere deres mad og drikkevarer i genanvendelig service. Sørg for, at der findes passende genbrugsstationer på stedet, så indsatsen ikke ryger i vasken.

3. Vegansk eller vegetarisk mad. Optimalt – lokalt.

Kødproduktion og forbrug er af stor betydning for vores kulstofaftryk og repræsenterer ikke mindre end 15% af de samlede globale CO2-emissioner. Ved at vælge vegetariske retter som det vigtigste og grundlæggende valg for dine arrangementsdeltagere, reducerer du kulstofaftrykket for begivenheden markant.

Kulstofaftryk for produktionen af hver ingrediens i klassiske måltider. Kilde: https://www.teletracnavman.com/resources/resource-library/infographics/food-miles-and-co2-emissions-infographic

Hvordan gør man det? I den seneste undersøgelse ‘Nudging healthy and sustainable food choices’ fandt forskerne ud, at hvis man udsætter konferencedeltagere for en fuld vegetarisk menu som et standardvalg, kan man øge populariteten af den vegetariske menu med 81%. Lad det synke ind – 81%. (Kilde: https://academic.oup.com/jpubhealth/article/doi/10.1093/pubmed/fdz154/5637580)

Nudgeforsigtigt overtale eller opmuntre (nogen) til at gøre noget.

Ved at vælge lokale og økologiske fødevarer, udjævner du spillet ved ikke kun at støtte små økologiske landmænd, men også ved at minimere transportomkostningerne og deres negative indflydelse.

4. Støt transportalternativer.

Som vi forsøgte at markere ovenfor, kan transport have stor betydning for arrangementets fodaftryk. Ganske overraskende, siden den foregår uden for selve begivenheden!

Inspirer dine gæster til at vælge en cykel frem for en bus og en sporvogn eller tog frem for en bil. Støt samkørsel og/eller forudbestil bustransport til og fra mødestedet. Du behøver ikke vælge en, du kan støtte alle de alternative transportformer samtidigt.

Også her kan nudging spille en væsentlig rolle: giv oplysninger om offentlig transport i arrangementets kommunikation. Præsenter alternativernes fordele over biltransporten. Det er en chance for at plante en idé hos deltageren og udsætte dem for en alternativ mulighed.

Sammenligning af de forskellige transportmuligheder med hensyn til kulstofaftryk. Kilde: https://www.reservations.com/blog/tips-tricks-budgets/carbon-footprint-travel/

Eksempel: Jeg deltog i Meeting Live Vest-konferencen arrangeret af Kursuslex. Det fandt sted i Fredericia, 220 km væk fra København. Normalt ville jeg køre der, men arrangørerne tilbød gratis transport med bus til alle deltagerne. Naturligvis valgte jeg at komme med bus og spare 0,10 ton CO2 (440 km i et benzinbil, der bruger 10 liter / 100 km)!

5. Inspirer andre og vis det frem.

Du gør det godt. Vis det frem!

  • Fortæl gæsterne om dine bæredygtige ideer, del din indsats og inspirer andre til at overveje samme tilgang.
  • Brug dit arrangement som en platform til at vise og lære om, hvilke små skridt vi alle kan tage for en bedre fremtid.
  • Brug figurer og infografik. De får dit budskab til at virke pålideligt og forståeligt. Tiderne, hvor det bare var nok at tale om miljøet, er forbi. I dag er vi nødt til at bevise, at vores handlinger er gennemtænkte og bæredygtige.

Infografik med Rodkjaers kode for affaldsfrie events og bæredygtig adfærd.
Kilde: rodkjaer.dk

Du vil ikke kun få deltagerne til at føle sig godt tilpas ved at deltage i et arrangement, der skaber en overbevisende oplevelse. Du sender også et budskab til et bredt publikum om at din forretning er ansvarlig og pålidelig.


Igen: ti ikke stille om bæredygtighed!

Og hvad så nu?

Hvad vi gør og hvordan vi gør det, påvirker os allesammen. Det er vigtigt at anerkende ansvaret, der kommer med arrangeringen af begivenheder, og handle i overensstemmelse med vores velbefindende og miljøet i tankerne. At udfordre os selv, vores partnere og kunder til at tænke bæredygtigt skaber et paradigmeskift, som vi alle skal håndhæve.

Hvis det ovenstående har hjulpet eller inspireret dig, er vi mere end glade! Send os en besked med din historie!

Har du mere nyttige råd eller værktøjer? Del dem med os, vi sørger for, at sende dem ud i æteren!

Ekstra:

https://hallbartevenemang.se/

Hållbart Evenemang / Sustainable Events er et svensk certificeringssystem for events, udviklet af Greentime. Dets centrale element er et rapporterings- og vurderingsværktøj, der tilbyder arrangørerne hjælp og struktur i deres miljøarbejde. Gyldigheden af miljøarbejdet sikres ved uafhængige tredjepartsrevisioner. Den engelske version af værktøjet er under udvikling.

https://www.iso.org/iso-20121-sustainable-events.html – 

‘ISO 20121 tilbyder vejledning og god praksis, der hjælper dig med at have styr på dit arrangement og kontrollere dets sociale, økonomiske og miljømæssige indflydelse.’

https://www.globalgreenevents.org/certifications/

‘Uanset om du selv ønsker at blive akkrediteret for en enkel begivenhed du holder, eller om din virksomhed eller organisation vil det.’